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© Dietmar Becker
Microsoft Certified Professional

E-Mail schreiben und versenden

Dazu startet man den E-Mail Client (falls noch nicht geöffnet).
In der Menüleiste kann man über „Datei/Neu/E-Mail“ eine Vorlage öffnen, oder man benutzt einfach den Button „Neue E-Mail“ in der Symbolleiste.

Im E-Mail-Kopf (Header) können Sie unterschiedliche "Arten" von Empfängern eintragen:

„An“ E-Mail Adresse des Empfängers.
„CC“ steht für Carbon Copy. An diese E-Mail Adresse wird ein Durchschlag geschickt. Der Unterschied zu „An“ besteht lediglich darin, dass der Empfänger die Mail als Kopie erkennt. Er nimmt in der Regel die Mail zur Kenntnis, ohne sich direkt angesprochen zu fühlen, bzw. aktiv zu werden. (zur Kenntnisnahme).
„BCC“ steht für Blind Carbon Copy. An diese E-Mail Adresse wird eine „Blindkopie“ geschickt, die für den Empfänger keine Hinweise enthält, an wen die E-Mail sonst noch geschickt wurde. Dieses Feld erscheint bei einigen Clientprogrammen erst dann, wenn man das Feld „An“ oder „CC“ anklickt!

Tragen Sie im E-Mail-Kopf (Header) zunächst den Empfänger ein. Im Feld 'An' wird seine E-Mail-Adresse eingetippt oder aus dem Adressbuch übernommen. Dazu klicken sie auf den Button „An“ oder „CC“, um das Fenster „Empfänger auswählen“ zu öffnen.

Die Adressbuchfunktion zu nutzen, zahlt sich auf jeden Fall aus. Spätestens wenn die E-Mail wegen eines einzigen Tippfehlers als unzustellbar zurückkommt, überlegen Sie es sich noch einmal.

Im Feld Betreff tragen Sie eine kurze Betreff-Angabe ein. Die Angabe sollte kurz und präzise sein und tatsächlich auch etwas mit dem Inhalt zu tun haben. Denken Sie an Empfänger, die am Tag einige hundert Mails beantworten müssen und über die Betreff-Angabe eine Vorauswahl treffen. Nicht dass Ihre Mail direkt im elektronischen Mülleimer landet!

Nun kommt der eigentliche Text. Funktionen zum Formatieren des Textes (Schrifttype, Größe, Farbe, Absätze, …etc.) sind von Word entliehen.

Nachdem nun die E-Mail geschrieben ist, stehen weitere Möglichkeiten zur Verfügung:

Der Button „Prüfen“ (Extras/Namen überprüfen) prüft die Übereinstimmung der eingetragene(n) Adresse(n) mit dem Adressbuch, nicht deren Verfügbarkeit!

Der Button „ABC Rechtschr…“ (Extras/Rechtschreibprüfung) überprüft nun den Text mit der Rechtschreibung und schlägt bei Fehlern alternativen vor.

Mit dem Button „Einfügen“ (Einfügen/Dateianlage) kann man Anhänge hinzufügen – z. B. den Dokumente, Bilder, Programme – und diese mit auf die Reise schicken.

Mit dem Button „Priorität“ kann man dem Empfänger mitteilen, ob die E-Mail eine hohe, normale oder niedrige Priorität hat. Dies wird schon in der Übersicht der empfangenen Mails angezeigt.

Um die E-Mail auf den Weg zu schicken, braucht man nur noch den „senden“ Button drücken und der Brief wird auf die Reise geschickt – vorausgesetzt, man ist online. Ansonsten wird die E-Mail im Ordner „Postausgang“ gespeichert, um auf die nächste Onlineverbindung zu warten.
Versendete E-Mails landen (als Kopie) in dem Ordner „gesendete Objekte“ - dort werden sie zur späteren Recherche dauerhaft gespeichert.

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